Informativa Privacy – App Mobile DGTGest

INFORMATIVA AI DIPENDENTI

(Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679

e dell’art. 4 co. 3 della Legge 300 del 20 maggio 1970, come di seguito dettagliato)

TITOLARE DEL TRATTAMENTO - CHI SIAMO E COME CONTATTARCI?

La presente informativa privacy integra l’informativa già ricevuta dai dipendenti del Gruppo Digitouch e ha lo scopo di fornire tutte le informazioni sul trattamento dei dati personali effettuato dal Gruppo Digitouch quando i dipendenti navigano e utilizzano l’App.

DigiTouch S.p.A., con sede legale in Milano, Viale Vittorio Veneto n. 22, CAP 20124 (Italia), P.IVA 05677200965, e le Società controllate di cui al link www.gruppodigitouch.it/societa-del-gruppo (di seguito, congiuntamente, il “Gruppo Digitouch” o il “Titolare”), forniscono la presente informativa privacy (“Informativa”) ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito, “Regolamento”), nonché ai sensi dell’art. 4 co. 3 della Legge 300 del 20 maggio 1970 (cd. “Statuto dei Lavoratori”, di seguito “Statuto”).

DigiTouch S.p.A. tratta i dati personali dei propri dipendenti in qualità di Titolare del trattamento.

Per quanto riguarda i dati personali dei dipendenti delle società controllate elencate alla pagina www.gruppodigitouch.it/societa-del-gruppo, ciascuna società opera come Titolare del trattamento per i propri dipendenti, mentre DigiTouch S.p.A. agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento.

La presente informativa è relativa ai trattamenti effettuati dal Titolare sui dati raccolti mediante l’App mobile DGTGest (“App”), rilasciati direttamente (ad esempio, mediante la registrazione delle ore di lavoro, la prenotazione della postazione) o anche solo indirettamente (ad esempio, mediante il dispositivo utilizzato) dai dipendenti del Gruppo Digitouch che utilizzano l’App stessa (“Interessati”).

L’informativa spiega in modo chiaro:

quali dati raccogliamo e perché li trattiamo;
per quanto tempo li conserviamo e dove li trattiamo;
quali sono i diritti degli Interessati.

Il Titolare tiene nella massima considerazione il diritto alla protezione dei dati personali degli Interessati i quali, per ogni informazione in relazione alla presente Informativa o per l’esercizio dei diritti loro garantiti dalla normativa, potranno contattare il Titolare in qualsiasi momento: (i) inviando una raccomandata a/r alla sede legale del Titolare; o (ii) inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo hr@gruppodigitouch.it.

Gli Interessati possono anche contattare il Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO) del Gruppo Digitouch, i cui dati di contatto sono di seguito riportati: e-mail dpo@gruppodigitouch.it.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA - COSA FACCIAMO (E COME) CON I DATI PERSONALI?

I dati personali degli Interessati saranno trattati lecitamente dal Titolare per le finalità di trattamento e secondo le basi giuridiche del trattamento indicate di seguito.

Utilizzo delle funzionalità dell’App

I dati personali degli Interessati saranno trattati dal Titolare per consentire l’accesso e l’utilizzo dell’App mediante autenticazione con (a) credenziali aziendali o, ove applicabile, (b) sistema biometrico integrato nel dispositivo utilizzato. Mediante l’App, gli Interessati potranno utilizzare le seguenti funzionalità, ossia (i) consultare e gestire le proprie richieste di ferie; (ii) registrare e consultare le ore di lavoro, nonché eventuali permessi e giornate di lavoro agile (smart working); (iii) prenotare una postazione di lavoro presso una sede del Gruppo Digitouch, nonché registrare il proprio ingresso e la propria uscita dalla sede prescelta.

Con specifico riferimento alla funzionalità di prenotazione di cui al punto (iii), ai sensi dell’art. 4 co. 3 dello Statuto si segnala che:

il giorno della prenotazione il dipendente può effettuare il check-in della postazione tramite l'App, che verifica che il dipendente si trovi in prossimità della sede utilizzando la geolocalizzazione del dispositivo, la cui attivazione è un requisito indispensabile per registrare la prenotazione;
solo in presenza del check-in e del successivo check-out l’App convalida effettivamente nel sistema la presenza del prenotato, mentre in presenza del solo check-in segnala solo il nominativo del dipendente;
durante tali passaggi:
- il controllo della posizione avviene esclusivamente nel momento in cui il dipendente preme il pulsante di check-in;
- non viene effettuato alcun tracciamento continuo o in background;
- le coordinate geografiche non vengono registrate né conservate;
- viene salvato soltanto l'esito del check-in con il relativo timestamp;
- il check-out non comporta alcuna verifica della posizione.

Nel sistema vengono registrati, per le prenotazioni delle postazioni, l'identificativo dell'utente (e-mail aziendale), la postazione prenotata, la data della prenotazione e gli orari di check-in ed eventuale check-out.

Il check-in convalidato dal successivo check-out consente all’ufficio HR di verificare la presenza effettiva in sede del dipendente per la corretta assegnazione dei buoni pasto, in base alle condizioni contrattuali applicate al rapporto di lavoro del dipendente.

Ove applicabile, infatti, ogni mese l’ufficio HR scarica le presenze e per ogni giorno di presenza in sede (come sopra comprovato) conteggia il ticket.

Tipologia di dati personali trattati

Con riferimento alle funzionalità sopra descritte e all’utilizzo dell’App, dunque, i dati dell’Interessato trattati dal Titolare a tal fine includono i dati identificativi e di contatto associati all’utenza aziendale, quali nome, cognome, indirizzo e-mail e password aziendale e tipologia di utenza (ordinaria oppure di admin), nonché (i) tutti i dati direttamente o indirettamente desumibili dalle richieste e dalle informazioni inerenti la prestazione lavorativa gestite tramite l’App e (ii) la localizzazione del dispositivo dell'Interessato esclusivamente quando viene effettuato il “Check-in” per attivare l’utilizzo della postazione prenotata.

Inoltre, i dati dell’Interessato raccolti dal Titolare includono tutti i dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet, che i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dell’App acquisiscono nel corso del loro normale esercizio. Tra questi possono esservi: gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei dispositivi utilizzati dagli Interessati, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Interessato.

Il conferimento dei dati è necessario per l’utilizzo delle funzionalità dell’App relative alla gestione delle richieste di ferie, ore di lavoro, permessi e smart working, alla prenotazione delle postazioni di lavoro presso le sedi aziendali, nonché, ove applicabile, per l’assegnazione dei buoni pasto.

NB Per quanto riguarda l’autenticazione mediante sistema biometrico, come sopra indicato, si precisa che la stessa potrà essere attivata esclusivamente ove il dispositivo dell’Interessato lo permetta e laddove l’Interessato stesso l’abbia attivata con riferimento al dispositivo utilizzato.

Inoltre, il Titolare non accede e non tratta i dati biometrici connessi al riconoscimento facciale, ricevendo soltanto un riscontro sull’attivazione di tale funzionalità all’interno dell’App. Tali dati rimangono infatti memorizzati sul dispositivo dell’Interessato.

Per maggiori informazioni su questo trattamento, si invita a consultare le policy dei provider del dispositivo utilizzato dall’Interessato.

Per le funzionalità dell’App di cui ai punti (i) e (ii), la base giuridica consiste nell’art. 6, par. 1 lett. b) del Regolamento, ossia il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (il contratto di lavoro con il Titolare).

Per quanto attiene alla funzionalità dell’App di cui al punto (iii), la base giuridica consiste:

(ove applicabile) in caso di verifica delle presenze, strettamente necessaria per l’assegnazione dei buoni pasto, nell’art. 6, par. 1 lett. b) del Regolamento, ossia il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (il contratto di lavoro con il Titolare)
con riferimento alla gestione degli spazi e degli uffici presso le sedi aziendali, nell’art. 6, comma 1, lett. f), del Regolamento, ossia il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi.

Obblighi di legge

Per consentire l’adempimento degli obblighi di legge del Titolare derivanti dal contratto di lavoro con il Titolare.

La base giuridica consiste nell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Il Titolare tratterà i dati personali degli Interessati mediante strumenti manuali ed informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

I dati personali degli Interessati saranno conservati per i tempi strettamente necessari ad espletare le finalità illustrate al precedente paragrafo “Finalità del trattamento e base giuridica - Cosa facciamo (e come) con i dati personali?” per le tempistiche di seguito indicate:

Utilizzo delle funzionalità dell’App

I dati personali dell’Interessato verranno trattati secondo quanto di seguito indicato:

dati identificativi e di contatto associati all’utenza aziendale: tali dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto di lavoro, nel corso del quale l’App è utilizzata dall’Interessato, fatta salva l’eventuale ulteriore conservazione necessaria secondo quanto previsto dall’Informativa sul trattamento dei dati personali e dalla Policy sull’utilizzo della strumentazione informatica, della rete, di internet e della posta elettronica fornite all’Interessato in relazione al rapporto di lavoro instauratosi;
dati inerenti alla prenotazione della postazione: tali dati verranno trattati per un periodo non superiore a 2 anni dalla loro registrazione.
dati di navigazione: i dati di navigazione trattati per permettere agli Interessati l’utilizzo dell’App non persistono per più di 30 giorni.

Obblighi di legge

I dati personali dell’Interessato verranno trattati per il tempo strettamente necessario all’adempimento di obblighi di legge e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 10 anni dal termine del rapporto contrattuale in essere con l’Interessato, fatta salva la necessità di tutela degli interessi e diritti del Titolare in sede giudiziale e/o stragiudiziale

In ogni caso, il Titolare si riserva il diritto di conservare ulteriormente i dati personali trattati per le finalità dichiarate nella presente Informativa ove ciò fosse necessario al fine di adempiere a un obbligo di legge successivamente sorto, a un ordine di un’Autorità e/o per difendere un diritto del Titolare (ad esempio, in caso di contenzioso giudiziale con l’Interessato).

AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI E TRASFERIMENTO DI DATI AL DI FUORI DELL’UNIONE EUROPEA

Potranno venire a conoscenza dei dati personali degli Interessati:

gli amministratori, i dipendenti e/o i collaboratori del Titolare, quali, a titolo esemplificativo, quelli incaricati di gestire l’App e/o gestire le richieste degli stessi. Tali soggetti, che sono stati istruiti in tal senso dal Titolare ai sensi dell’art. 29 del Regolamento, tratteranno i dati degli Interessati esclusivamente per le finalità indicate nella presente Informativa e nel rispetto delle previsioni della normativa;
soggetti esterni all’organizzazione del Titolare, diversi da quelli sopra indicati, che potranno trattare dati personali per conto del Titolare in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, quali, a titolo esemplificativo, fornitori di servizi informatici e logistici funzionali all’operatività dell’App, fornitori di servizi in outsourcing o cloud computing, professionisti e consulenti;
Autorità pubbliche competenti.

I dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti al di fuori dell’Unione Europea per essere conservati sui server dei provider dei servizi di hosting e/o dei servizi tecnologici affidati dal Titolare a terzi, in conformità agli artt. 45 (Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza) e 46 (Trasferimento soggetto a garanzie adeguate) del Regolamento. In tale secondo caso, in particolare, tramite la sottoscrizione delle opportune Clausole Contrattuali Standard e verifica delle misure di sicurezza applicate dai provider a tutela dei dati personali affidatigli.

Nello specifico, il Titolare segnala agli Interessati che:

- ai sensi dell’atto di nomina a responsabile vigente tra il Titolare e il fornitore Google Ireland Limited (“Google Ireland”), quest’ultimo potrebbe trasferire i dati personali degli Interessati al di fuori dello SEE, sulla base delle cd. Standard Contractual Clauses o di una Decisione di Adeguatezza: in particolare, se il trasferimento avviene verso gli Stati Uniti, i dati verranno trasferiti sulla base della certificazione Data Privacy Framework che Google LLC ha adottato.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli Interessati potranno esercitare i diritti loro garantiti dalla normativa applicabile tramite i contatti indicati al precedente paragrafo “Titolare del trattamento - Chi siamo e come contattarci?”.

In particolare, ai sensi della normativa applicabile, si informano gli Interessati che essi hanno:

il diritto di accesso ai loro dati personali;
il diritto alla portabilità dei dati (diritto di ricevere tutti i dati personali forniti consapevolmente e attivamente dall’Interessato nonché i dati personali osservati direttamente dall’Interessato attraverso la fruizione dell’App o l’utilizzo del suo dispositivo, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico);
quando ricorre una delle casistiche previste per legge, il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali;
il diritto alla rettifica (ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti che riguardano l’Interessato);
il diritto all’integrazione dei dati personali incompleti (anche fornendo una dichiarazione integrativa);
il diritto alla cancellazione dei dati personali che lo riguardano al ricorrere di uno dei motivi previsti dalla legge;
il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali per finalità di marketing diretto compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.
qualora ritenessero che il trattamento che li riguarda violi il Regolamento, il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo (nello Stato membro in cui risiedono abitualmente, in quello in cui lavorano oppure in quello in cui si è verificata la presunta violazione). L’Autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia, n. 11, 00187 - Roma (RM) (http://www.garanteprivacy.it/). L’elenco delle Autorità di controllo degli altri Stati membri è rinvenibile sul sito del Comitato europeo per la Protezione dei Dati (l’European Data Protection Board), al seguente link.

AGGIORNAMENTO DELL’INFORMATIVA E DEI LINK

La presente informativa – v. n. 2 del 23/07/2026 – potrà essere soggetta a modifiche in futuro, ad esempio per l’entrata in vigore di nuove normative in materia di protezione dei dati personali, per chiarimenti o indicazioni fornite da parte dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o da altri organi competenti, oppure per decisioni del Titolare. Invitiamo quindi l’Interessato a consultarla periodicamente: in ogni caso, le finalità per cui i dati vengono trattati non saranno mai cambiate senza prima che l’Interessato ne venga informato e, quando richiesto dalla normativa, presti il suo consenso.

Il Titolare non è responsabile per l’aggiornamento di tutti i link visualizzabili nell’informativa; pertanto, ogni qualvolta un link non sia funzionante e/o aggiornato, gli Interessati riconoscono ed accettano che dovranno sempre far riferimento al documento e/o sezione dei siti internet richiamati da tale link.